随着信息技术的快速发展，计算机技术和网络技术在政府行政管理、社会公共服务，企业生产经营等方面全面普及应用。这就决定了要从根本上改变我们传统的办公模式，公文的起草、审核、签发、传递、阅办以及接收、查询、存档、利用等都要运用计算机和网络技术来实现。我们所面临的或将要面临的是大量的电子文件，而且由于网络安全、电子文件的法律效力、档案属性等因素的影响，在相当长的时间内电子文件与纸质文件将同时存在，相互补充。这就给我们档案部门提出了一个新问题，即如何改革文书档案传统的整理模式，做到电子文件与纸质文件整理方法的科学统一，使其最大限度地发挥各自的优势。
一、分类方案的统一
我国归档纸质文件的分类规范标准主要是按年度—机构（问题）一保管期限或保管期限—年度—机构（问题）。这种分类方案比较适应政府机关纸质文件的手工管理，也比较适应文档一体化及现在的电子文件与纸质文件的手工管理，也比较适应文档一体化及现在的电子文件与纸质文件对应的一体化管理，它的分类原则是遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管利用。
《工业企业档案分类试行规则》规定的分类原则是以企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成的特点。由于这一规则是按企业管理职能分工设置一级类目，按企业管理职能和档案特点设置二级类目，按问题设置三级类目，这样就做到了将不同作者而反映同一职能、同一项工作、同一个问题的所有文件汇总到一起，较好地保持了文件间的有机联系，方便了保管和利用。这种分类方法尽管繁琐、复杂、随意性较大，但在手工模式上实现对企业全部纸质文件实体的集中统一管理，提高查准率、查全率和相对的快速检索不失为一种很好的方法而被许多企业采用，而成为目前企业档案分类方法的主流。
电子文件由于具有数字化信息形态、载体的非直读性、物理结构与逻辑关系的复杂性、信息与载体的相分离性以及信息的不全性和易更改性等特点，因此在编制其分类方案时要考虑归档后电子文件的原始性、真实性和完整性，以满足档案属性的要求。计算机的高智能信息处理功能对满足档案的查准率、查全率和快速检索是很容易做到的，这也就没有必要在分类方案中再过多地考虑归档文件的形成规律和有机联系问题。
不论是目前办公自动化系统，还是正在兴起的数字化档案馆，电子文件与纸质文件将在相当长的时期内并存（即“双轨制”）。办公自动化系统中本单位制发的电子文件和上级网上发送的电子文件可下载制成纸质文件，上级印发的纸质文件可通过扫描形成电子文件进入办公自动化系统阅办，使用统一的分类方案没有问题。原馆藏纸质文件扫描转化成电子文件时，就不能不考虑原纸质文件的分类方法与现行纸质文件分类方法的衔接问题，以方便原馆藏纸质文件的查阅。
依据以上分析，笔者认为，编制电子文件与纸质文件统一的分类方案的思路是：1.按保管期限设置第一个层次，便于光盘和纸质载体文件销毁；2.按年度设置第二个层次，便于纸质文件的排序管理和光盘的组盘管理；3.按作者（发文机关部门代字）设置第三个层次，便于减少电子文件的重新组合范围和纸质文件排序的工作量。其分类方法为保管期限一年度一作者。每份归档文件的档号结构为全宗号一保管期限—年度—作者一种号一盒（盘号）。
二、排列顺序的统一
电子文件的排列应运应与之对应的纸质文件排列需要，改革立卷方法采取文件级整理并运用计算机检索后，其文件排列的顺序也就没有必要太多地考虑文件之间的有机联系，如请示与批复等，完全可以按保管期限和发文字号来排列，以简化整理方法。我们可以设想，在同一保管期限内，将同一年度、同一作者的纸质文件按印发时间的先后顺序（即发文字号的顺序）排列起来后直接装盒将会节约档案人员多少精力和时间。对电子文件来讲，也可以充分利用电子文件制发过程中形成的成果，简化组盘程序。简单的说，就是将归档文件在同一保管期限内按发文字号来排列。
三、编号方法的统一
归档纸质文件与归档电子文件采取统一的编号方法可最终实现相互间一一对应关系，对保证档案的安全，发挥档案的法律效力，实现档案信息化，提高档案利用效果将发挥重要作用。
归档纸质文件在每份文件首页上方的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、作者、保管期限、件号等必备项。电子文件的编号应在电子文件形成过程中完成，其年度、作者、保管期限由拟文部门填录，发文序号由文书部门填录，件号由计算机系统按分类方案和排列顺序自动生成。在设计办公自动化系统时，应做到电子文件的归档号能自动生成，实现纸质文件与电子文件归档档号的一一对应。
四、编目格式的统一
传统的档案编目是对档案著录、标引和组织、编制目录的工作，其主要目的是为档案保管和查阅提供方便。电子文件和计算机管理下的纸质文件完全可以实现智能管理和高效率多种组合条件的检索和查询，因此也就没有必要再编制用于手工的多层次多种类检索工具，完全可以利用计算机系统中的“树型” 目录结构建立单一、对应、统一的目录格式。所谓单一，是指目录种类单一，只编制归档文件目录。所谓对应，是指电子文件归档目录与对应的纸质归档文件目录的对应。所谓统一，是指目录著录项尽量统一，当然电子文件归档目录中要著的“树型”目录结构建立单一、对应、统一的目录格式。在办公自动化条件下，电子文件的著录、标引项目应在电子文件的制发阶段完成，需归档的保密文件由拟（收）文部门负责在网上著录和标引。档案部门在对电子文件进行整理归档时按其分类方案和件号顺序打印出归档电子文件目录，以此目录作为纸质文件分类、排序及编号的依据，最终实现电子文件与纸质文件档号的一一對应。
在电子文件与纸质文件同时存在的情况下，电子文件是主要利用渠道，应是档案管理主体，纸质文件主要是对电子文件的原始性、真实性、完整性、法律效力及网络安全发挥“验证”和“备查”作用。因比我们应改变传统的档案管理观念，积极探索网上办公时代档案管理的新模式，以回应档案信息化对我们的挑战，满足社会对档案信息的要求，更好地发挥档案作用。
（作者单位：潍坊市坊子区档案馆）
