摘 要：本文针对ISO9000在档案管理方面的工作，分析了其在实际应用中起到的必要作用及可行性，最后归纳形成在企业标准下实施档案管理的方法流程，目的是对档案管理中存在的一些问题提供解决方案，对在今后的档案管理中具有重要的参考价值。
关键词：IS09000；企业档案管理；应用；必要性；可行性
在企业发展过程中，企业档案管理的重要性愈发凸显。为了更好的开发利用档案资源，发展企业的品牌影响，提升经济效益、确立一种适合企业的档案管理方案十分必要。从ISO9000在全球范围内的实践结果可以看出，实施这一标准可以对各个行业的质量、效率和竞争力有效提升，另外，它也对企业经营目标的增值和企业的档案工作发挥了重要的引导作用。
一、ISO9000的特点
1）适用于提供所有产品类别、不同规模和各种类型的组织，并可根据组织及其产品的特点对不适用的质量管理体系要求进行删减。
2）采用“以过程为基础的质量管理体系模式”，强调质量管理体系是由相互关联和相互作用的过程构成的一个系统，特别关注过程之间的联系和相互作用，标准内容的逻辑性更强，相关性更好。
3）强调质量管理体系只是组织管理体系的一个组成部分，标准的内容充分考虑了与其他管理体系标准的相容性。
4）更注重质量管理体系的有效性和持续改进，减少了对形成文件的程序的强制性要求。除了满足标准中规定的需要有的质量管理体系文件外，组织可以根据其自身的产品和过程的特点，结合其实际运作能力和管理水平，确定其策划、实施运行、控制质量管理体系过程所需的文件。
5）质量管理体系要求（ISO9001）和质量管理体系业绩改进指南（ISO9004）两个标准的内容更加和谐统一，使它们成为一对协调一致的标准。
二、IS09000在企业档案管理应用中的可行性
1.ISO9000和企業档案管理两者间的共同点
“企业档案”的定义是指企业的各项记录，这些记录是企业在进行产品开发、生产经营、市场营销、技术、质量、资产、劳动人事、资金等的管理及其他活动中形对企业的发展有积极意义的记录。
ISO9000在本质上也是对种种活动的各种记录要求，它包括归档在工作过程中形成的各种文件，进行统一管理，对文件进行编号，并且检查文件的编制程序等。
2.实践过程中的可行性
ISO9000质量管理模式是基于对达到质量目标的微观控制，对工作过程进行管理的体系，它强调的是过程。所以，过程管理是对最终的产品进行全过程的控制，加强管理，确保能够监控所有过程质量管理，尤其是对能够影响最终成果的部分进行监测、纠错、修正、反馈，从根本上消除因为管理上的不正确而产生的不良后果。因此，在工作过程中，档案管理才能够在ISO9000的标准下通过高质量的管理来对企业的经营发展进行服务，让各方面工作形成一个整体。
三、实施ISO9000标准下的档案管理
1.体制系统文件的编写
如果要建立和运行质量管理体系就必须制定各类制度与手册，这些制度通常应包括以下几点：（1）明确档案管理人员的职责和权限；（2）依据文件来源、种类进行归档；（3）档案文件的借阅记录和最终的处置办法进行归档；（4）针对文件的收集过程进行归档；（5）事先做好档案文件的备份以及档案管理工作的有关内容和记录，以防损毁、遗失。而且相关制度和手册的制定必须依据档案工作流程梳理的结果，以此为前提，并且要结合企业自身特点，以实际为基础，总结工作中的经验，在体系文件中加入成熟的措施和建议，最终形成合适的制度。
2.关注质量体系的运行
全员培训活动结束后可以开始运行质量体系，值得注意的是必须以体系文件作为基本依据。首先保障各项工作充分落实。全面质量监管的全过程就是“计划”、“执行”、“检查”、“行动”这样一个循环。检查反馈是重中之重。档案管理工作的有序开展只有通过不断的检查，对管理工作中存在的问题进行反馈和解决才能得到保障。
3.全员培训活动十分必要
ISO9000质量管理体系的引入存在以下几点，首先培训必须以结果为重，要全面且细致地了解贯彻这一体系标准，解决在思想认识方面存在的问题，必须引起对这一体系重视。其次，根据制定的要求，对全员培训，贯彻落实制度标准，让全员对档案管理的规章制度有充分认识。
4.评审管理结果
管理评审分为内审与外审。一般情况下企业必须保证每年内审两次，外审一次。内审为自审，自己反思自己不足之处，总结经验。外审具有开放性，不应包庇、隐瞒，旨在通过外部力量发现内部存在问题，实现工作的不断进步改善。
评审分为内审与外审。一般情况下企业必须保证每年一次内审、一次管理评审，外审一次。企业内审和管理评审为自审，自己反思自己不足之处，总结经验。外审具有开放性，不应包庇、隐瞒，旨在通过外部力量发现内部存在问题，实现工作的不断进步改善。
四、结语
总而言之，ISO9000是一项成功的实践，它对全球范围内的企业在档案管理方面的工作具有很大的积极意义。首先，档案本质上就是ISO9000质量管理体系的基础；从另一个层面上说它的运用使得档案管理更加科学规范。运用ISO9000的企业档案管理还在持续改进、不断完善中，在不久的将来必将对企业的经营发展起到至关重要的作用。
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作者简介：
陈晓颖（1980.12—），女，汉族，河北省唐山市人，本科，中级工程师，研究方向：质量管理、ISO9000
（作者单位：北京三兴汽车有限公司）
