学籍学历学位档案是学生在校期间参与教学、实践和科研等活动的历史记载。近年来，在学生升学、出国留学、求职招聘、积分入户、学籍学历学位认证、职称评审、干部档案补档、干部晋升、工龄认定和社保办理等方面对学籍、学历和学位档案有巨大需求，高校学籍学历学位档案成为民生档案的重要组成部分并得到了优先发展。而档案信息数据的共享成为其在发展过程中的重点和难点。
一、学籍学历学位档案的重要意义
首先，便利的学籍学历学位档案信息查询是方便群众、落实好2018政府工作报告提出的最多跑一次改革的重要举措，是响应“让数据多跑路，让群众少跑腿”的重要组成部分。其次，针对目前社会上存在的假學籍学历学位档案情况，方便获得的权威学籍学历学位档案材料是铲除学籍学历学位虚假档案材料生存土壤的最有效方法，是落实社会信用体系建设规划纲要（2014—2020年）和构建诚信社会的重要组成部分。此外，完整严格的学籍学历学位档案材料是防止一些特殊学生，通过利益交换或输送等方式随意转学、更改成绩等搅乱高校学籍管理秩序行为的重要举措，是维护教育公平的一项基础工程。
二、学籍学历学位档案信息存在的问题
1.数字档案分散
根据2014年实行的《高等学校学生学籍学历电子注册办法》要求，所有国家承认的境内高校学生必须通过全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心管理的中国高等教育学生信息网（学信网）进行电子注册。学信网中保存着2001年起的学历证书电子注册档案（后来又向前推进10年到1991年）、2007年起的学生学籍电子注册档案和2008年起的在校生学年电子注册档案。但由于各方面原因，电子注册的信息缺失等问题还比较常见，很多学生的学籍学历学位档案仍然需要通过各高校进行认证，特别是2001年以前的档案。
由于历史原因，特别是高校扩招快速发展的几年时间里，部分院校出于利益等方面的考虑，违规擅自招收了一些学生（包括第二学位），这些学生的学籍和学历在部分省份得到省级教育主管部门的认可，但不属于国家计划招生，这些学籍学历学位的档案也分散在省级教育主管部门中。
此外，2017年，我国出国（境）留学人数突破60万（60.84万），人数达到境内高校学生的十分之一，而近年留学人员回来工作的人数越来越多，留学人员学籍学历学位档案成为不可忽视的部分。这些档案材料都由教育部留学服务中心（中国留学网）进行收集和开展认证。
2.学籍学历学位档案类型繁杂
境内高校存在大专、本科、研究生三个层次的人才培养。教育形式有普通高等教育、成人高等教育、远程教育、高等教育自学考试和开放教育等多种形式。成人继续教育学历有高等教育自学考试（自考）、网络教育（远程教育）、成人高考（学习形式有脱产，业余，函授）、开放大学（原广播电视大学现代远程开放教育）等四种形式。成人高等学历教育：专科起点升本科（简称专升本）、高中起点升本科（简称高起本）、高中起点升高职（高专）（简称高职、高专）三种。在校学习形式分脱产、业余（包括半脱产、夜大学）、寒暑假集中授课、函授等。在学位方面有第一学位和第二学位之分，在修读方式上又有主修和辅修的分别。研究生层次有专业型和学术型研究生、工程硕士等;在证书方面又有通俗的双证和单证的区别等等。境外高校的学习形式也很多，如研究生有授课式和研究式等的区别;另外，目前还有各类的中外联合办学，这些都增大了学籍学历学位档案查询认证的难度。此外，建国以来，高校内学科专业的合并、撤销、新增和复办等调整较大，也在一定程度上让认证更加繁杂。
3.学籍学历学位查询认证过程仍不便利
对于境内高校的学籍学历学位查询，从今年7月1日起，公众原则上通过学信网免费在线申请《教育部学籍在线验证报告》及《教育部学历证书电子注册备案表》，实行网上查询以及电子认证，申请者可以通过三种方式获得申请的材料：在线打印申请验证报告，下载PDF格式的验证报告，从申请者提供的邮箱中得到html格式的验证报告（同时邮箱附件中有PDF格式的报告）。这在一定程度上极大地便利了群众的查档。但仍然存在学籍学历学位档案信息不全（特别是2002年前）、学位档案信息缺失（特别是只有学位证无学历证的单证研究生学历查询）、部分学籍学历学位档案中身份证号或学生改名造成信息出入等不足，需要通过传统方式向各高校和公安户籍部门核实，这又造成时间和空间等诸多不便。此外，高校学生的在校成绩单、毕业去向等未电子备案的档案信息查询还是需要通过各高校进行查询。
各高校学籍学历学位查询的情况根据各高校实际，存在非常大的差别，部分极少数高校可以实行通过互联网预约、提交查档申请，在线回复查档结果;但绝大部分高校需要查档者到高校学籍学历学位档案管理部门现场查询，跑两次（或多次）的现象还比较普遍。
对于境外学籍学历，今年1月22起，留学归国人员可以通过教育部留学服务中心的“互联网+认证服务”平台，实行全流程在线办理，认证周期由原来的20个工作日缩短为10 -15个工作日，极大便利了查档。但查询周期还较长，且需要查询者一定的费用。
三、加大学籍学历学位数字档案共享对策
1.做好数据共享的顶层设计
前瞻性地做好学籍学历学位数字档案共享工作的顶层设计。探讨确定学籍学历学位数字档案在共享平台电子标识法律地位的实现途径。探索制定学籍学历学位档案数据共享实施管理细则，建立起高校与公安户籍、教育学籍等管理部门数据共享。理清《高等学校学生学籍学历电子注册办法》等各级各类学籍学历学位管理办法和规章制度及其之间的关系，理清学籍学历学位档案档案共享平台和学信网、留学网、各高校学籍学历学位数据库之间的关系。充分考虑现有数据基础和技术支撑等条件，规范学生学籍学历元数据等标准，研究制定整体规划和阶段目标，规划先行、分步实施。并通过有效的技术支撑，确保数据共享交换全流程的可监可控可追溯，解决数据资源拥有者不愿共享、不敢共享的问题。
