近年来，电子信息技术取得飞速发展。办公自动化、标准化、网络化渐趋完善，政府部门使用办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件，许多日常工作可以直接在计算机和网络上办结，文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔。随着先进的技术和管理方式产生了大量的电子文件。所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。
一、电子文件与传统档案的区别
（一）电子文件的归档方式与传统档案不同电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，使电子文件的原始凭证性的关键信息也可以更改，使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。
（二）电子文件在保管方式上和传统档案有差异电子文件载体易老化变质，而信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案管理部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案管理部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。
（三）电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案管理部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标收、著录。技术条件允许时，可以编制多角度、全方位的检索工具，方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下級行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。
（四）电子文件查询利用方式和传统档案不同只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案室的工作人员，工作人员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关电子文件档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。
二、电子文件档案管理工作中存在的问题
（一）档案管理者思想观念落后由于档案工作传统的手工管理方式和固定管理模式由来已久，因此档案管理者头脑中形成了许多传统的思维管理方法，这必然阻碍对电子文档等新技术产物的接受程度，使得电子文件的归档工作难以实现。主要表现在：机关形成文件的过程虽已自动化和计算机化，但最终要输出的纸质文件作为归档文件；认为磁介质载体只是形成文件自动化的临时过度性载体，不能直接归档；不愿接受将磁介质载体直接归档。
（二）电子文件的控制手段和技术还不完善机关文件是一个机关行使其职能和权力的象征，大部分文件都有很强的权威性，而制发过程特别是签发手续均有严格的规定和控制。另外，文件的修改，核对等必备的环节难以在最后成稿的电子文件中体现，造成责任不清。因此，电子文件的控制手段和技术不完善，也阻碍了电子文件归档和电子档案管理的开展和实施。
（三）存在设备技术间题如何解决电子文档的不可修改性，查阅保密文档的限制以及电子文件的通用性等是档案工作者所面临的挑战。与缩微不同，磁介质存易于修改，而一次写入性光盘则难以在平时频繁使用，这种易被修改性也使得电子文件的法律效力大大减弱，也与档案的真实与凭证属性不符
（四）电子文件的保管问题电子文档与现有的纸质档案在保管条件上有很大差别，主要体现在保管环境、保管条件、保管设备和管理办法等，尽管电子文档实体比纸质档案的体积大大缩小，但对保管环境要求却高的多。另外，纸质档案正处在向电子档案过渡的适应时期，保存电子文档，也要同时保存相应的纸质文件，这需要更多的人力物力，感觉得不偿失。
（五）电子文件的利用需求问题由于利用电子档案相对纸质档案来讲对利用者素质的要求更高，加上习惯和法律效力等因素使利用者对电子文档敬而远之，利用者从心理上对电子档案的利用有着一定程度的排斥性。
三、电子文件档案管理应采取的对策
（一）转变观念，提高档案人员的知识结构要贯彻以人为本的战略，提高主管档案的领导及档案者对电子文档的认识，使其接受新技术，以适应信息技术和档案事业的发展。
（二）做好归档电子文件的技术处理工作，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉，也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥会效用。
（三）目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以止信息损失。
（四）关注计算机新技术与档案工作的结合电子文件管理工作在很多方面还存在着问题，尤其是在文件的形成过程，其真实性、原始性、法律效应及网上利用的安全问题等问题，有待计算机技术、网络技术及通信技术的进一步发展。
（五）确定文档一体化的管理模式电子文件的推行必然要加快文档一体化的进程，电子文件和电子档案的界限日趋模糊，机关的档案工作要从文件工作抓起，提前介入到文件的生成过程中。
